為何使用文件倉

大部份的管理層也會認同企業面對的最大問題是要節省成本。當人工和運作成本不斷上漲時, 企業需要向其他方面著手, 而其中一個可以考慮的方案是利用文件倉去節省在文件儲存方面的開支。

許多企業選擇把文件儲在租金昂貴的辦公室內。這些不常用的文件不但浪費空間, 而且需要專人去管理。文件倉會把文件存於有濕度溫度控制的倉庫。因為這些倉庫地點比較偏遠,租金會比寫字樓便宜。

一般企業每年會製造大量文件,若沒有系統地存放,尋找和提取文件會十分困難及緩慢。很多中小企沒有資源去定立和執行一個特定的文件儲存方案, 因此聘用一間專業的文件倉公司去管理文件可以加快資料傳遞和減低機密資料外洩的風險。

使用人手絕對不足以去紀錄一間企業的所有文件,但專業的電腦文件管理系統十分昂貴。從使企業願意使用大量金錢對系統作出投資,他們還需要一些時間去培訓員工去使用系統。從選擇系統到有足夠人才去整理文件,整個過程可需數月至一年或以上。文件倉擁有完善的系統和專業人才,可立即替你制定一個最佳的儲存方案。這些文件倉曾和不同行業大小公司合作,他們的在文件儲存上的經驗和知識比一般文員多。

對一間企業來說,改變文件儲存的流程是十分痛苦的。這些內部轉變不單止會增加人手和成本,而且會加重員工的工作量。若使用外判儲存服務時,員工只需把文件放進文件箱內,文件倉會負責以後的儲存和提取。大部份文件倉會提供免費報價,企業只需提供文件數量和地址等資料就可得到基本的價錢。使用外判服務不但可以減低成本,更加可以加快文件提取速度。若你想順暢地把辦公室內的文件送走,請使用一間專業的文件倉公司。